Change & People

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Efficacité collective et télétravail dans un contexte agile : ça marche !

Avant la crise sanitaire, le télétravail était proposé aux salariés de manière assez ponctuelle, les interactions physiques restant à privilégier lors des différentes réunions, workshops ou entretiens individuels, en particulier dans un contexte agile demandant un engagement collectif quotidien.

Or avec la généralisation du télétravail, beaucoup semblent penser que les principes agiles sont difficilement applicables et sont même susceptibles d’alourdir la charge de travail.

Il est indéniable que l’un des effets du télétravail, c’est l’augmentation des sollicitations : ce qui pouvait être traité en 5 minutes à travers un échange verbal direct, exige désormais une chasse sans merci aux créneaux disponibles dans les agendas de chacun. Face à ces difficultés, la dynamique est progressivement rompue, beaucoup de choses sont remises à plus tard et le risque, c’est que chacun avance sur un backlog parallèle ni défini, ni priorisé par l’équipe cœur.

Mais contrairement aux idées reçues, l’efficacité collective et l’esprit d’équipe ne dépendent pas uniquement de l’environnement de travail et de la proximité physique. Ce que préconise avant tout la méthode agile, c’est de travailler ensemble, de communiquer et partager les informations quel que soit le contexte ou sa position géographique.

Voici 5 bonnes pratiques qui vous aideront à maintenir le cap et vous permettront de tirer profit des principes agiles :

How do we do it as team ?

Avant même de lancer vos sprints, de planifier vos cérémonies agiles, regroupez vos équipes via une audio ou vidéo conférence et revoyez ensemble comment travailler de manière efficace dans ce contexte quelque peu particulier. L’idée n’est pas de redéfinir de A-Z votre mode de fonctionnement mais d’ajuster vos règles en fonction des contraintes des uns et des autres. Ex : une revue de sprint d’une heure au lieu de deux ou décaler d’un sprint la rétrospective de sprint etc.

Timekeeper is key

Lors de vos réunions, pensez à préparer un ordre du jour clair, à la partager en amont avec l’équipe pour que ceux qui le souhaitent, puissent le compléter. Mais le plus important est de désigner en début de séance un timekeeper en charge du bon respect de cet ordre du jour, de recadrer les participants lorsqu’on s’éloigne de l’objectif de la réunion et éventuellement de reformuler de manière audible lorsqu’une prise de décision est nécessaire.

Agile tools are your best friends (and there’s plenty of them)

Que ce soit pour la gestion de projet, le partage des livrables, l’organisation de réunions ou de brefs échanges, il existe tout un panel d’outils collaboratifs (sans achat de licences pour certains) qui permettront de dynamiser vos interactions et d’engager davantage les membres de votre équipe sur vos projets. Ex : JIRA-Confluence pour suivre les avancées via un kanban ou scrum board et partager vos documents, Slack pour échanger avec l’équipe au quotidien, Skype ou Zoom pour la vidéoconférence, car se voir les uns et les autres reste important pour l’unité du groupe, Planning Poker pour planifier vos sprints à venir, FunRetro ou Sensei pour rendre plus participatifs vos Rétros, Featuremap ou Klaxoon pour vos workshops à distance et sans post-it papier…

Do the flexible sprint

N’hésitez pas à engager la discussion avec votre équipe sur la durée des sprints et la qualité attendue. Doit-on faire plus petit pour rendre plus digeste la cadence du sprint, les tests et le contenu de la revue sprint ? Il ne faut surtout pas avoir peur de se poser la question, l’important c’est d’être efficace ensemble en prenant compte de nombreuses contraintes conjoncturelles. Soyez à l’écoute des uns et des autres, fixez ensemble des objectifs de sprints réalistes et ajustez votre back de sprint en cours de route si nécessaire.

Hello, can you hear me…

Et lorsque les problèmes et retards s’accumulent, restez calme et improvisez une session de rétrospection avec votre équipe pour prendre la température, identifier ce qui fonctionne bien ou moins bien. Donnez la parole à chaque membre de l’équipe pour éviter les non-dits et  faire en sorte que chacun puisse comprendre les difficultés de l’autre. L’objectif est de faire prendre conscience à l’équipe des points à améliorer pour continuer à être efficace et collaborer sereinement. Cette prise de conscience peut se traduire par un changement dans les comportements ou communications, voire même par des tâches à retranscrire dans le backlog. Au quotidien, pensez à des gestes ou des mots d’encouragements qui auront un impact direct sur l’état d’esprit de l’équipe, leur motivation et leur degré d’implication dans ce contexte crise assez éprouvant.

L’agilité en situation de télétravail : ça marche mais en respectant certaines conditions. Ces règles doivent être définies et validées par l’ensemble de l’équipe en tenant compte des exigences de livrables mais également le contexte dans lequel chacun évolue. Être agile ne signifie pas obligatoirement suivre à la lettre le manifeste agile. Les principes, cérémonies et autres outils sont au service de l’équipe, à lui de savoir les utiliser à son avantage et fonction de son organisation.

Par Marie LOUIS le 08/12/2020

Consultante en marketing digital

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